AI로 회의 할 일을 추출하고 업무 시간을 절약하세요
보세요... 누구나 한 번쯤 이런 경험이 있습니다. 45분 동안 정말 좋은 brainstorming 세션을 마쳤습니다. 모두 고개를 끄덕이고 분위기도 좋습니다. 그런데... 2주가 지나도 아무것도 제대로 진행되지 않습니다. 익숙한 상황인가요?
냉정한 현실은 모두가 어떤 내용에 동의했다고 해서 그 일이 실제로 누군가에게 배정된 것은 아니라는 점입니다. 특정 담당자를 정하지 않고 명확한 deadline도 주지 않는다면, 그 “action item”은 사실상 단순한 바람에 불과합니다. 바로 이런 문제를 해결하기 위해 Action Item Extractor를 만들었습니다.
프로젝트가 실제로 멈추는 지점
어떤 task에도 특정 사람의 이름이 연결되어 있지 않으면 방관자 효과가 나타납니다. 모두가 자연스럽게 Dave나 Sarah가 처리하겠지라고 생각하게 됩니다. 물론 누군가에게 회의 내내 직접 메모를 하도록 할 수도 있습니다. 하지만 솔직히 말하면, 그렇게 되면 그 사람은 실제 대화에 충분히 참여하기 어렵습니다.
번거로운 작업은 AI에게 맡기세요
새로운 Action Item Extractor를 사용하면 더 이상 전담 메모 담당자가 필요하지 않습니다. workflow도 매우 간단합니다.
- Transcript를 준비하세요: Zoom, Google Meet, Teams 또는 평소 사용하는 어떤 도구든 가능합니다.
- 텍스트를 붙여넣으세요: 정리되지 않은 긴 텍스트라도 그대로 Extractor에 붙여넣으면 됩니다.
- Checklist를 복사하세요: 누가 무엇을 해야 하고 언제까지 완료해야 하는지 정리된 명확한 목록을 즉시 받을 수 있습니다.
이 도구는 “제가 한번 확인해볼게요” 또는 “화요일까지 마무리해봅시다” 같은 구체적인 표현을 찾아내도록 학습되어 있습니다. 애매한 회사식 표현을 걸러내고, 불분명한 합의를 실제로 실행 가능한 task list로 바꿔줍니다.
더 좋은 AI 결과를 얻기 위한 간단한 팁
Extractor에서 최대한 좋은 결과를 얻고, 동시에 회의 자체도 더 효율적으로 운영하고 싶다면 다음 습관을 적용해보세요.
- 실제 이름을 사용하세요: “프레젠테이션을 수정해야 합니다”라고 말하지 말고, *“Tom, 프레젠테이션 업데이트해줄 수 있나요?”*라고 말하세요.
- 구체적인 날짜를 정하세요: “곧”은 deadline이 아닙니다. *“금요일 낮 12시까지”*는 명확한 기한입니다.
- 마지막에 정리하세요: 회의 마지막 60초를 사용해 next steps를 소리 내어 정리하세요. 그러면 AI가 분석하기 좋은 명확한 요약 구간이 만들어집니다.
네, 데이터는 비공개로 유지됩니다
회사 내부의 기밀 product roadmap을 AI 도구에 붙여넣는 것이 걱정될 수 있다는 점을 잘 알고 있습니다. 화면을 녹화하거나 전체 오디오를 cloud에 업로드하는 많은 AI assistant와 달리, VoiceCraft는 사용자의 개인정보 보호를 중요하게 생각합니다. 여기서의 텍스트 처리는 일시적입니다. 텍스트를 붙여넣으면 도구가 내용을 읽고 분석한 뒤 checklist를 제공하고, 이후 해당 내용을 즉시 더 이상 보관하지 않습니다. 또한 사용자의 데이터가 몰래 저희 모델을 학습시키는 데 사용되지도 않습니다.
